Eine Vorschau auf die neuen Funktionen unseres Q1-Updates
von Sami Rissanen
Das Ende des ersten Quartals bringt die erste große Aktualisierung von DoX CMS in diesem Jahr mit sich. Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um im Voraus zu erläutern, welche Änderungen dieses Update beinhalten wird.
Es wird vier wesentliche Änderungen geben:
- Lokale Bearbeitung von Inhalten,
- Massengenerierung von Element-IDs,
- Teilübersetzungen auf der Grundlage von Tags und
- die Möglichkeit, Publikationen nach dem Review zu bearbeiten.
Bei jeder dieser Ergänzungen werde ich mich darauf konzentrieren, wie sie umgesetzt wird und wie Sie sie nutzen können.
Gegen Ende werde ich auch einige kleinere Änderungen erwähnen und einige unserer Pläne für die Zukunft vorstellen.
Lokale Bearbeitung von Inhalten
Sobald dieses Update verfügbar ist, können Sie Ihren Computer mit einem Netzlaufwerk verbinden, auf dem Sie sowohl die für Sie reservierten Themen als auch die Themenbäume direkt bearbeiten können. Die von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden in DoX CMS gespeichert. Sie können sie jedoch mit der Software Ihrer Wahl vornehmen, sofern diese für die Bearbeitung der betreffenden Dateitypen geeignet ist.
(Da das Format der Dateien gleich bleibt, sind MS Word und ähnliche Programme für diese Aufgabe ungeeignet und wir können Ihnen nicht empfehlen, sie zu verwenden.)
Dazu müssen Sie Ihrem Computer im Dateibrowser ein neues Netzlaufwerk hinzufügen. Auf Windows-Geräten ist der Befehl dazu verfügbar, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf „Arbeitsplatz“ klicken. Sie müssen dann die Webadresse für die Kopie von DoX CMS Ihres Unternehmens hinzufügen und am Ende „/WebDav“ hinzufügen. So können Sie sich mit Ihren üblichen Benutzerdaten für diese Kopie anmelden.
Dieses Netzlaufwerk enthält die Themen, die Ihnen in dem dafür verwendeten Dateityp (.dita oder .html) vorbehalten sind, sowie einen Ordner für Themenbäume im .dita-Format. Alle Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden auch im Hauptsystem angezeigt.
So können Sie beispielsweise den Inhalt von mehr als einem Thema gleichzeitig öffnen, ohne dass für jedes Thema separate Registerkarten erforderlich sind. Sie können einfach alle relevanten Themen in Ihrem Dateibrowser auswählen.
Dies ist nur ein erster Test dafür, wie die Funktionalität unseres Systems in diese Richtung erweitert werden kann. Vorläufig ist diese Option nur begrenzt einsetzbar. Sollte jedoch eine Nachfrage nach mehr Anwendungen bestehen, können zumindest die Dateien, die sich auf Stile beziehen, und die meisten Anhangsdateien über dieses Netzwerklaufwerk verfügbar gemacht werden.
Massengenerierung von Element-IDs
Die Editoransicht und ihr Texteditor werden in Kürze eine neue Funktion enthalten, mit der Sie Kennungen für alle Elemente in den ausgewählten Themen generieren können. Natürlich sind nur Elemente betroffen, die Kennungen haben können.
Diese Funktion ist Teil des Systems, mit dem Sie Teilübersetzungen anfordern können, wie unten erläutert. Da Sie sie jedoch unabhängig von Letzterem verwenden können, werden die beiden Funktionen getrennt voneinander behandelt.
Die von dieser Funktion hinzugefügten Kennungen sind allesamt Zufallszahlen mit bis zu drei Ziffern. Wenn Sie ständig interne Verweise oder Inhaltsverweise verwenden müssen, sollte diese Funktion, die Kennungen mit einem einzigen Klick hinzufügt, Ihre Arbeit erleichtern. Sie eignet sich besonders gut für interne Verweise innerhalb eines einzelnen Themas.
Um Kennungen in der Editoransicht hinzuzufügen, müssen Sie zunächst die relevanten Themen auswählen. Sie können auch alle Themen auf einmal auswählen, um Kennungen zu allen Elementen in jedem dieser Themen hinzuzufügen.
Diese Funktion ändert keine vorhandenen Kennungen. Sie bleiben unverändert.
Die umfassende Verwendung eindeutiger Kennungen, die Sie als Ergebnis erhalten, kann auch von anderen neuen Funktionen genutzt werden, die in Zukunft eingeführt werden. Ein Beispiel ist die Option, Teilübersetzungen auf der Grundlage ausgewählter Tags anzufordern.
Teilübersetzungen basierend auf Tags
In Zukunft können Sie mit DoX CMS Teilübersetzungen von Themen anfordern, wenn nur der Inhalt, der mit bestimmten Tags verknüpft ist, in einigen Sprachen benötigt wird.
Sie können also Dateien mit nur dem Inhalt, der mit den angegebenen Tags verknüpft ist, und ohne Tags an den/die Übersetzer senden. Mit dieser Option können Sie alle Inhalte, die mit anderen Tags gekennzeichnet sind, aus Ihren Übersetzungsprojekten herausfiltern.
Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist, dass alle Elemente über Kennungen verfügen, beispielsweise dank der oben beschriebenen neuen Funktion.
Wenn der übersetzte Inhalt zurückkommt, ersetzt der Übersetzungsmanager die Teile mit den gleichen Kennungen aus der ursprünglichen Revision, die er in dieser Sprache erstellt hat. Der Inhalt, der mit anderen Tags verknüpft ist, bleibt somit Teil des Inhalts, ohne übersetzt zu werden, aber Sie können ihn herausfiltern, indem Sie die richtigen Tags für Veröffentlichungen auswählen.
Wir werden auch eine neue Spalte in der Editor-Ansicht hinzufügen, mit der Sie sehen können, welche Tags für Teilübersetzungen für ein bestimmtes Thema verwendet wurden. So können Sie überprüfen, ob der von Ihnen benötigte Inhalt bereits übersetzt wurde.
Jeder, der Tags zur Steuerung von Inhalten verwendet und nur die Inhalte, die mit einigen Tags verknüpft sind, übersetzt haben möchte, kann diese Option nutzen, um Übersetzungskosten zu sparen. Sie brauchen dem/den Übersetzer(n) nicht zu erklären, welche Inhalte ignoriert werden sollen, oder Teile der Übersetzungsdatei selbst zu entfernen.
Es bleibt Raum für die zukünftige Weiterentwicklung von Sprachrevisionen, und wir haben bereits Pläne dafür. Dieses System kann leicht durch zusätzliche Verbesserungen ergänzt werden.
Publikationen nach der Überprüfung bearbeiten
Bisher konnten Benutzer keine Publikationen ablehnen, die zum Review gesendet wurden, und sie nicht aus diesem Menü entfernen. Mit diesem Update können sie genau das tun.
Veröffentlichungen im Status „Genehmigung“ oder „Genehmigt“ sind gesperrt, sodass sie nicht direkt bearbeitet werden können. Sollten Änderungen erforderlich sein, mussten Sie bisher eine neue Version der Veröffentlichung erstellen, um sie hinzuzufügen.
Einfach ausgedrückt: Wir fügen lediglich die Option hinzu, Veröffentlichungen in den Status „Normal“ zurückzusetzen. Bisher war ihr Workflow unidirektional. Sie konnten nur Veröffentlichungen genehmigen, die zur Überprüfung eingereicht wurden, oder sie in der Schwebe lassen. Mit dieser Änderung können Sie sie ablehnen und zur entsprechenden Bearbeitung zurücksenden.
Weitere Änderungen
Die obige Liste der Änderungen umfasst nicht alle Aktualisierungen der Benutzeroberfläche oder der Funktionalität des Systems.
Die Startseite wird ein anderes Layout haben. Wenn Sie sich anmelden, wird es eine separate Registerkarte für die Inhalte geben, die Ihnen als Teil Ihrer Startseite vorbehalten sind.
Sie können jetzt Kommentare zu Teilen einer Publikation sehen, ohne diesen Teil der Publikation im Menü „Review“ auswählen zu müssen.
Wenn die Nummerierung der Titel in der Kopie von DoX CMS Ihres Unternehmens aus irgendeinem Grund noch nicht dem ISO-2145-Standard entspricht, wird sie mit diesem Update für alle an den Standard angepasst.
Weitere Entwicklung
Der Schwerpunkt unserer Entwicklung liegt derzeit auf der Benutzeroberfläche für VAD und dessen Integration in DoX CMS. Es ist höchste Zeit, dass wir dieses System in die Tat umsetzen, und Sie können bald mit Neuigkeiten dazu rechnen.
Wir haben bereits einiges getan, um die zukünftige Benutzeroberfläche von DoX CMS zu verbessern.
Gleichzeitig werden wir die Symbole für jeden Befehl ändern. Wir stellen auf die ausschließliche Verwendung der Symbolbibliothek Streamline Icons und unserer eigenen Varianten der dazugehörigen Symbole um. Sie müssen sich die Funktionen, die mit wiederkehrenden Symbolen verbunden sind, nicht mehr anhand ihrer Reihenfolge merken. Jeder Befehl in einer bestimmten Ansicht wird ein eigenes Symbol haben. So werden beispielsweise alle Befehle, die sich auf Überarbeitungen beziehen, klar von ähnlichen Befehlen, die sich auf den Hauptinhalt beziehen, unterschieden. Einige Beispiele für unsere neuen Symbole finden Sie oben.
Was die Funktionalität betrifft, so wird eine der wichtigsten anstehenden Aktualisierungen von DoX CMS ein neues System zur Verarbeitung von Anhängen sein. Durch diese Änderung kann das System beispielsweise verborgene Kennungen für Anhangsdateien verwenden. Dadurch gehen unter anderem angehängte Bilder nicht mehr sofort verloren, wenn sich der Speicherort ändert.
Auf längere Sicht haben wir geplant, den Texteditor zu überarbeiten. Dadurch können wir neue Funktionen hinzufügen, ohne ständig daran denken zu müssen, dass diese nach Abschluss dieser umfassenden Überarbeitung des Editors erneut durchgeführt werden müssen.
Danke für Ihr Interesse an DoX CMS.
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Sehr gern überlegen wir in einem Gespräch mit Ihnen, ob und wie DoX CMS Sie bei der Erstellung von Gebrauchsanleitungen, Software-Dokumentation und anderen Informationsprodukten unterstützen kann.