Redaktionssysteme für technische Dokumentation
von Marcel Saft
Hier haben wir für Sie häufige Fragen und Antworten rund um die Begriffe Redaktionssysteme, CMS und CCMS aufgeschrieben. Lernen Sie interessante Zusammenhänge, Unterscheidungen, Hintergründe uvm.
Was ist ein Redaktionssystem?
Ganz allgemein ist ein Redaktionssystem eine Software zum Erstellen und Verwalten von Inhalten sowie zum Erzeugen und Veröffentlichen von Informationsprodukten.
Zur Abgrenzung: Im Unterschied zu einem Redaktionssystem bietet ein einfaches Schreibprogramm wie MS Word® lediglich Funktionen zum Erstellen von Inhalten sowie (stark begrenzt) zum Erzeugen von Informationsprodukten. Hinsichtlich der Gestaltung haben Schreibprogramme einen deutlichen Fokus auf Drucklayouts; Redaktionssysteme sind hier typischerweise vielfältiger. Die Verwaltung der Inhalte geschieht bei einem Schreibprogramm normalerweise dateibasiert mit den Mitteln des Betriebssystems. Ein Redaktionssystem bietet typischerweise umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Inhalten, oft datenbank-basiert.
Weitere Unterschiede und Vorteile eines Redaktionssystems wie DoX CMS im Vergleich zu Programmen wie MS Word® finden Sie auch hier:
Bedeuten Redaktionssystem und CMS dasselbe?
Ja, praktisch können Redaktionssystem und CMS bzw. Content-Management-System synonym verwendet werden.
Theoretisch könnte man zwar unterscheiden, ...
- ... dass beim Begriff Redaktionssystem der Schwerpunkt auf der Redaktion, also auf der Erstellung von Inhalten liegt
- ... und beim Begriff Content Management System bzw. CMS der Schwerpunkt auf dem Management, also dem Verwalten von Inhalten liegt.
In der Praxis handelt es sich aber um ein und dieselbe Software, in der man Inhalte erstellen und eben verwalten kann. Es ist also eher eine Frage des persönlichen Geschmacks, ob man Content Management System bzw. CMS oder lieber Redaktionssystem sagt. Im Kontext der technischen Dokumentation scheint Redaktionssystem geläufiger zu sein. Bei der Benennung spezifischerer Arten (siehe nächste Frage) ist jedoch CMS geläufiger.
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Welche Arten von Redaktionssystemen oder CMS gibt es?
Es können grob drei Arten unterschieden werden:
- Web-CMS: zum Erstellen von Webseiten und anderen webbasierten Anwendungen
- Component-CMS (CCMS): zum modulbasierten Erstellen von stark strukturierten und standardisierten Informationsprodukten für unterschiedliche Ausgabemedien
- CMS für Zeitschriften u.ä.: zum Erstellen von Zeitschriften, Zeitungen und anderen Druckprodukten, mit starken Fokus auf Layout.
Zu diesen verschieden Arten gibt es jeweils eine Reihe von Unterarten. Insbesondere bei Web-CMS gibt es eine große Vielfalt an spezialisierten Systemen, zum Beispiel: Shopsysteme, Social-Media-Plattformen, Wikis, Blogs, Fotogalerien, Foren, ...
Bezüglich CCMS kann unterschieden werden zwischen:
- Help Authoring Tools: niedriges Preissegment (ab wenige hundert Euro), mitunter große Kompromisse beim Funktionsumfang nötig, kein kundenspezifischen Anpassungen möglich
- XML-basierte CCMS: mittleres bis hohes Preissegment, sehr großer Funktionsumfang, kundenspezifische Anpassungen und Sonderentwicklungen möglich
DoX CMS zählt zur Kategorie der XML-basierten Redaktionssysteme bzw. CCMS.
Wie lange dauert es, ein Redaktionssystem im Unternehmen einzuführen?
Ein Redaktionssystem im Unternehmen einzuführen, dauert üblicherweise etwa 2-6 Monate. Einflussfaktoren können z. B. sein:
- Umfang der Systemanpassungen
- Anzahl und Größe der beteiligten Abteilungen und Standorte
- Grad der Standardisierung der technischen Dokumentation
- Wissensstand der Technischen Redakteure
- evtl. weitere Teilprojekte, die im Zuge der CMS-Einführung umgesetzt werden sollen
- Verfügbarkeit des Systemanbieters
- Umfang der Altdatenmigration
- Verknüpfung des CMS mit anderen IT-Systemen
Unter günstigen oder relativ einfachen Umständen ist eine Dauer von deutlich weniger als 2 Monaten möglich. Unter ungünstigen oder sehr komplexen Umständen ist eine Dauer von 1 Jahr oder mehr möglich.
Bei den einfachen Help Authoring Tools kann eine Dauer der Systemeinführung von wenigen Wochen realistisch sein. Systemanpassungen sind hier nicht möglich, die Systeme sind weniger komplex.
Sprechen Sie uns an, wenn Sie Interesse an der Einführung eines Redaktionssystems in Ihrem Unternehmen haben. Gern zeigen wir Ihnen DoX CMS in einer kostenlosen, unverbindlichen Präsentation und planen auf Wunsch mit Ihnen die nächsten Schritte:
Ist ein Redaktionssystem schwierig zu erlernen?
Wie komplex und anspruchsvoll die Einarbeitung in ein Redaktionssystem ist, hängt von einigen Faktoren ab, zum Beispiel:
- von der Komplexität und Bedienfreundlichkeit des Redaktionssystems
- von der Erfahrung des Technischen Redakteurs
- von der Komplexität der zu erstellenden technischen Dokumentation
Allgemein sind CCMS in der Anwendung anspruchsvoller als zum Beispiel Web-CMS. Web-CMS haben eine viel breitere Zielgruppe und sind daher eher auf einfache Bedienung ausgelegt. Besonderes berufliches Wissen ist zur basis-mäßigen Anwendung eines Web-CMS normalerweise nicht erforderlich.
Um ein CCMS hingegen sinnvoll anwenden zu können, ist zumindest ein gewisses Grundverständnis von Zusammenhängen der modernen technischen Dokumentation sehr sinnvoll. Der modulare Aufbau von Informationsprodukten einschließlich Variablen, Varianten, Metadaten, Sub-Modulen, Übersetzungen uvm. erfordert einen gewissen Weitblick.
Letztendlich ist aber auch ein Redaktionssystem keine Raketenwissenschaft. Mit der nötigen Motivation, einer guten Systemauswahl und einem kompetenten Lösungsanbieter wird man die Einarbeitung gut meistern.
Gern zeigen wir Ihnen DoX CMS in einer Präsentation kostenlos und unverbindlich, damit Sie sich ein eigenes Bild davon machen können, wie übersichtlich DoX CMS aufgebaut ist:
Können mit einem Redaktionssystem Schulungsunterlagen erstellt werden?
Ja, generell ist das möglich. Es kommt natürlich auf das konkrete Redaktionssystem an sowie auf die gewünschte technische Umsetzung der Schulungsunterlagen.
Genau wie technische Dokumentation profitieren Schulungsunterlagen von einer umfassenden Standardisierung. Dazu zählen u.a.:
- Sprache (z. B. Satzmuster, Terminologie)
- Gestaltung (z. B. Seitenformat, Textformatierung)
- Abbildungen (z. B. Abbildungstypen, Farbraum, Dateiformate)
- Inhaltsstruktur
- Gliederung
Zudem werden unter Umständen auch Schulungsunterlagen in unterschiedlichen Sprachen, Varianten oder Layouts benötigt. All dies sind Aspekte, bei denen ein Redaktionssystem sinnvoll unterstützen kann.
Auch mit DoX CMS können Sie problemlos Schulungsunterlagen erstellen. Sprechen Sie uns an:
Können mit einem Redaktionssystem Marketing-Dokumente erstellt werden?
Das kommt sehr auf die Art der Marketing-Dokumente an. Grundsätzlich sind einem Redaktionssystem die Inhalte egal, sodass man ohne Weiteres auch werbliche Inhalte mit einem CMS erfassen kann. Der Einsatz eines Redaktionssystems ist jedoch besonders für Textsorten und Informationsprodukte sinnvoll, die sich gut standardisieren und strukturieren lassen.
Werbliche Informationsprodukte benötigen oft eine gestalterische und sprachliche Freiheit, die sich mit einem Redaktionssystem nicht unbedingt sinnvoll umsetzen lässt. DTP- oder Bildbearbeitungsprogramme sind dann oft die bessere Wahl.
Jedoch kann es auch Marketing-Dokumente geben, die sich mit einem Redaktionssystem gut umsetzen lassen, beispielsweise Kataloge und Ersatzteillisten.
Auch mit DoX CMS können Sie nicht nur technische Dokumentation erstellen, sondern auch unterschiedliche Marketingdokumente. Sprechen Sie uns an:
Danke für Ihr Interesse an DoX CMS.
Was sind Ihre Bedürfnisse für Ihre technische Dokumentation?
Sehr gern überlegen wir in einem Gespräch mit Ihnen, ob und wie DoX CMS Sie bei der Erstellung von Gebrauchsanleitungen, Software-Dokumentation und anderen Informationsprodukten unterstützen kann.