Wie viel kostet ein Redaktionssystem?
von Marcel Saft
In diesem Artikel erfahren Sie, wie viel Redaktionssysteme, mit denen modular technische Dokumentation erstellt werden kann, ungefähr kosten. Außerdem, ob es kostenlose Redaktionssysteme gibt, ob sich ein Redaktionssystem auch für kleine Technische Redaktionen lohnt und vieles mehr.
Wie viel kostet ein Redaktionssystem?
Die Bandbreite der Kosten ist sehr groß. Generell ist auch zu unterscheiden zwischen einem einmalig zu bezahlenden Betrag und einer monatlich zu bezahlenden Miete.
Einfache Redaktionssysteme (auch Help Authoring Tools genannt) sind bereits für einen einmaligen Kaufpreis von wenigen hundert Euro je Benutzer erhältlich. Die Kosten für ein XML-basiertes CCMS liegen mindestens im oberen vierstelligen Bereich, meist aber fünfstellig, mitunter auch sechsstellig. Je nach Lizenzmodell ist ein wesentlicher Kostenfaktor die Anzahl der Benutzer, die mit dem CCMS arbeiten sollen.
Zu den einmalig zu bezahlenden Lizenzkosten kommt bei XML-basierten CCMS oft auch ein Wartungsvertrag o.ä., der Software-Updates und Support enthält. Die Kosten hierfür betragen üblicherweise jährlich etwa 10 bis 20 % der Lizenzkosten. Außerdem sollten Kosten für Schulung und Systemanpassungen eingeplant werden, je nach Umfang etwa im mittleren vierstelligen Bereich.
Alternativ zu einmaligen Lizenzkosten + Wartungsvertrag gibt es das Modell "Software as a Service", bei dem der Software-Anbieter das CCMS auf einem Server hostet. Der Kunde bezahlt dann eine monatliche Miete, in der Wartung und Support bereits enthalten sind. Dieses Modell ist der Standard bei DoX CMS. Je nach Anzahl der Benutzer handelt es sich um einen mittleren bis höheren dreistelligen Betrag.
Einen Überblick über die Kosten für das Redaktionssystem DoX CMS erhalten Sie hier:
Lohnt sich ein Redaktionssystem auch für kleine Technische Redaktionen?
Ob sich der Einsatz eines Redaktionssystems in einem bestimmten Unternehmens lohnt, kann nicht pauschal beantwortet werden. Aber ja: Ein Redaktionssystem kann sich gerade auch in (sehr) kleinen Technischen Redaktionen rentieren.
In kleinen Technischen Redaktionen ist mitunter der Stress für die einzelnen Menschen größer, viele unterschiedliche Projekte bearbeiten und überblicken zu müssen. Ein CMS, das mittels Sprachenverwaltung, Variantensteuerung, Versionierung, Review, Workflow uvm. die Technischen Redakteure unterstützt, kann eine elementare Entlastung sein.
Voraussetzung ist jedoch, dass das CMS zum Bedarf passt, vernünftig eingerichtet wurde und sinnvoll verwendet wird. Falls hier Mängel bestehen, kann ein CMS auch mehr eine Last als eine Entlastung sein. Denn technisch ist ein CMS natürlich wesentlich komplexer als bspw. MS Word®.
Auch das Redaktionssystem DoX CMS kann sich für den Einsatz in kleinen Technischen Redaktionen lohnen, bis hin zur Eine-Frau- oder Ein-Mann-Redaktion.
Gibt es kostenlose Redaktionssysteme?
Kostenlose Web-CMS gibt es sehr viele, doch kostenlose CCMS sind uns nicht bekannt.
Es gab bereits Ansätze, ein kostenfrei verfügbares Web-CMS als CCMS zu verwenden. Letztendlich sind jedoch zu große Kompromisse oder Umstände erforderlich, sodass ein solches Web-CMS keinen sinnvollen Ersatz für ein CCMS darstellt. Ein originäres CCMS ist grundlegend anders aufgebaut als ein Web-CMS. Im Zentrum eines CCMS steht die Modularisierung von Inhalten.
Tipp: Falls kein Budget für ein Redaktionssystem zur Verfügung steht, aber ein Tool gesucht wird, mit dem technische Dokumentation modular erstellt werden kann, empfehle ich einen Blick auf LibreOffice. LibreOffice ist ein Office-Paket, ähnlich wie Microsoft Office®. In LibreOffice ist das Schreibprogramm "Writer" enthalten. Dieses bietet den Dokumenttyp "Globaldokument" an. Globaldokumente sind sehr ähnlich wie Buchdokumente, die aus Adobe InDesign® und Adobe FrameMaker® bekannt sind.
DoX CMS ist zwar nicht kostenlos, aber preiswert.
Wie lange dauert es, bis ein Redaktionssystem sich amortisiert?
Die Dauer, bis sich die Anschaffung eines Redaktionssystems amortisiert, beträgt üblicherweise etwa 2 bis 3 Jahre, vereinzelt bis 5 Jahre.
Dass sich ein Redaktionssystem finanziell bezahlt macht, ist jedoch nur ein Aspekt. Die Arbeitsentlastung, die ein Redaktionssystem bringen kann, zahlt sich ggf. nicht nur in Euro aus, sondern auch psychisch:
Die mitunter sehr umständliche, fehleranfällige und gleichförmige Arbeit mit einer ungeeigneten Software verursacht für Technische Redakteure Stress. Eine erhebliche Reduzierung dieses Stresses dank eines Redaktionssystems tritt deutlich schneller ein - wenn die Rahmenbedingungen passen.
Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie sich für die Einführung eines Redaktionssystems in Ihrem Unternehmen interessieren. Gemeinsam finden wir eine für Sie wirtschaftliche und effiziente Lösung.
Weshalb kosten Redaktionssysteme relativ viel Geld?
Ein leistungsfähiges Redaktionssystem zum modularen Erstellen von technischer Dokumentation kostet relativ viel Geld. Wie weiter oben dargelegt, sind hier oft fünfstellige Beträge einzuplanen, manchmal mehr. Woher kommen diese hohen Kosten, wo doch insbesondere Web-CMS oft kostenlos sind?
Dafür sind insbesondere folgende zwei Faktoren verantwortlich:
Zum Einen ist ein Redaktionssystem (bzw. XML-basiertes CCMS) zum Erstellen von technischer Dokumentation im Allgemeinen wesentlich komplexer als ein Web-CMS oder ein Help Authoring Tool. Einen exemplarischen Eindruck vom Funktionsumfang eines modernen, leistungsfähigen Redaktionssystems erhalten Sie hier:
Zum Anderen ist der Markt für Redaktionssysteme (CCMS) wesentlich spezieller und um Größenordnungen kleiner als für Web-CMS. Die Entwicklungskosten verteilen sich somit auf relativ wenige Kunden.
Übrigens gibt es auch unter den Web-CMS kommerzielle Vertreter für den professionellen Bedarf, die sehr viel Geld kosten.
Doch betrachten Sie die Frage einmal anders herum: Die Tatsache, dass bereits viele Unternehmen hohe Beträge in ein Redaktionssystem investiert haben, belegt, dass ein entsprechend hohes Einsparpotential vorhanden ist. Denn diese Unternehmen achten natürlich darauf, dass sich ihre Investition lohnt.
Wie viel Geld würde Ihr Unternehmen einsparen, wenn die Erstellung Ihrer Gebrauchsanleitungen, Software-Dokumentation usw. beispielsweise 30 % effizienter abliefe?
Gibt es Redaktionssysteme als Open Source?
Nein, uns ist bisher kein Redaktionssystem (CCMS) bekannt, das als Open Source verfügbar ist. Alle auf dem Markt verfügbaren Redaktionssysteme für technische Dokumentation sind proprietär bzw. "Closed Source".
Open Source bedeutet, dass der Quellcode der Software frei verfügbar ist. Andere Entwickler können dann den Quellcode lesen, einen sogenannten "Fork" (Abspaltung) einer Software erstellen und eigenständig weiterentwickeln. Im Bereich der Web-CMS ist das Open-Source-Modell sehr verbreitet. Im Bereich der technischen Dokumentation bisher jedoch nicht.
Für viele Benutzer ist Open Source gleichbedeutend mit "kostenlos". DoX CMS ist zwar nicht kostenlos, aber seinen Preis wert. ;-)
Danke für Ihr Interesse an DoX CMS.
Was sind Ihre Bedürfnisse für Ihre technische Dokumentation?
Sehr gern überlegen wir in einem Gespräch mit Ihnen, ob und wie DoX CMS Sie bei der Erstellung von Gebrauchsanleitungen, Software-Dokumentation und anderen Informationsprodukten unterstützen kann.