Teamarbeit bei Dokumentationsprojekten
Teamarbeit mit MS Word® o.ä.
Wenn mehrere Technische Redakteure an einem Dokumentationsprojekt zusammenarbeiten sollen, kann es in Programmen wie MS Word® unübersichtlich werden. Typischerweise gibt es folgende Möglichkeiten:
Copy & Paste
Die Technischen Redakteure erstellen unabhängig voneinander Inhalte in eigenständigen Dokumenten, zum Beispiel je ein Hauptkapitel. Diese Inhalte werden später in ein gemeinsames Dokument kopiert.
Risiken:
- Beim Kopieren können Inhalte vergessen oder aus Versehen mehrfach eingefügt werden.
- Es können Probleme mit Formatierungen, Formatvorlagen, Nummerierungen, Referenzierungen usw. entstehen.
Buchfunktion
Die Technischen Redakteure erstellen unabhängig voneinander Inhalte in eigenständigen Dokumenten. Diese Datei werden in einer Buchdatei (z. B. in Adobe InDesign® oder in Adobe FrameMaker®) via Referenzierung zusammengefügt. Dies ist eine deutlich sinnvollere Arbeitsweise als "Copy & Paste", doch auch hier bleiben Risiken:
- Wie für dateisystem-basierte Tools üblich, werden für alle Referenzierungen Dateipfade verwendet. Werden Teil-Dokumente, Abbildungen oder andere Objekte verschoben oder umbenannt, ändert sich der Dateipfad und die Referenzierung ist defekt bzw. muss manuell korrigiert werden.
- Alle Buchdateien, Teil-Dokumente, Abbildungen in ihren Sprachvarianten und Versionen sind einzelne Dateien, die verwaltet werden müssen. So kommen schnell hunderte oder tausende Dateien zusammen, die Sie in Verzeichnissen organisieren, um einigermaßen die Übersicht zu behalten. Dabei dürfen Sie keine Datei und kein Verzeichnis einfach umbenennen oder verschieben, ohne darauf zu achten, ob in irgendeinem anderen Dokument deshalb ein Pfad korrigiert werden muss.
Gerade im Team mit mehreren Kollegen kann es schwierig sein, auf diese Risiken zu achten.
Office 365
Online-Schreibprogramme wie Word® in Office 365® heben zwar die Barrieren auf, die bei Desktop-Installationen bestehen, sodass eine Zusammenarbeit im Team einfacher möglich ist. Doch diese Online-Tools sind dennoch einfache Schreibprogramme und nicht für die Erstellung von professioneller technischer Dokumentation optimiert.
Darüber hinaus können gerade bei Anbietern wie Microsoft Zweifel bezüglich des Datenschutzes und der Datenhoheit bestehen.
Teamarbeit mit dem Redaktionssystem DoX CMS
DoX CMS hat als leistungsfähiges Redaktionssystem viele Funktionen, die die Zusammenarbeit im Team vereinfachen. Dank der grundlegenden Systemarchitektur bietet DoX CMS gegenüber Schreib- und DTP-Programmen bereits zwei zentrale Vorteile:
- datenbank-basiert: Alle Objekte werden über eindeutige IDs adressiert, nicht über Pfade. Das Umbenennen oder Verschieben von Objekten spielt für Referenzierungen somit keine Rolle.
- browserbasiert: Sie können von jedem Rechner aus arbeiten, der einen Internetzugang hat. Sie brauchen keine Software zu installieren. Das bietet eine Flexibilität, die gerade in größeren Teams viel wert ist.
Weitere Funktionen, die Sie bei der Teamarbeit unterstützen:
- umfangreiche Protokollierung: Wer hat was wann erstellt, bearbeitet, den Status geändert usw. Alles ist nachvollziehbar.
- Rechteverwaltung: Die Berechtigungen können detailliert für Benutzergruppen geregelt werden.
- Workflows: Abläufe von der Erstellung bis zur Freigabe und Übersetzung von Inhalten können im Redaktionssystem abgebildet werden. Bei Statusänderungen eines Objektes werden automatische E-Mails versendet.
- Versionierung: Einmal freigegebene Inhalte können vor versehentlicher Bearbeitung geschützt werden.
Danke für Ihr Interesse an DoX CMS.
Was sind Ihre Bedürfnisse für Ihre technische Dokumentation?
Sehr gern überlegen wir in einem Gespräch mit Ihnen, ob und wie DoX CMS Sie bei der Erstellung von Gebrauchsanleitungen, Software-Dokumentation und anderen Informationsprodukten unterstützen kann.